All About Google Apps EMail

Sekarang kita coba jelaskan semaksimal mungkin tentang Mail Google Apps, supaya enak mari kita sebut saja Gmail.

Google Apps Mail atau yang biasanya disebut Gmail adalah salah satu innovasi Google dalam ranah surat elektronik, bisa dikatakan bahwa Gmail adalah aplikasi email plus-plus. Plus apa aja???
1. Personalisasi; Anda bisa membuat alamat email sendiri dengan domain organisasi/perusahaan anda
2. Penyimpanan Besar; kuota besar untuk akun Gmail anda, 7GB untuk yang versi gratis dan 25GB untuk versi berbayar, cukup khann?
3. Search Option; fasilitas search email dan web yang sangat powerful
4. Integrasi; dengan Instant Messaging dan fitur Google Apps lainnya langsung di layar gmail anda.

pada blog kali ini, akan kita coba bahas :
1. Manfaat lebih yang bisa di ambil dari Gmail ini.
2. Fungsi-fungsi dasar Gmail, seperti :
    - Archive daripada delete email
    - Menggunakan Label dan Filter untuk mengatur Gmail anda
    - Searching dalam inbox gmail anda.
3. Memanfaatkan fitur-fitur tambahan yang (mungkin) berguna bagi Organisasi anda

Beberapa Keuntungan yang bisa didapatkan dengan Google Apps Email, yaitu :
1. Personalisasi Email Account dengan nama organisasi/perusahaan anda dengan kuota penyimpanan email yang besar (Free: 7GB, Bayar: 25GB) dan juga seabrek-abrek fitur yang ada dalam Gmail.
2. Terintegrasinya Contact List dan Aplikasi Google Calendar sehingga mempermudah pemakaian berbagai aplikasi Google Apps yang lain.
3. Aman dan Handal, Perlindungan dari Virus, Spam dan phishing
4. Syncronize dengan MS.Outlook dengan disediakannya fitur POP3/IMAP
5. Blackberry and Mobile Support, akun Google Apps anda dapat di akses melalui berbagai mobile service seperti Android, Blackberry, Iphone, OS Symbian dan lainnya.

Diatas adalah tampilan Google Apps Email, secara umum terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1. Menu Aplikasi Google Apps, terdiri dari aplikasi inti Google Apps yaitu Mail, Calendar, Document, Site dan More Option. More Option berisi aplikasi tambahan yang sengaja ditambahkan oleh administrator anda yang terdiri dari aplikasi Google seperti Wave, Picasa, Blog dan sebagainya, juga aplikasi dari marketplace.

2. Menu Kiri Atas terdiri dari Account Google Apps anda, Account ini bisa digunakan untuk semua aplikasi Google (sesuai dengan izin administrator lhoo). Manage Site Domain hanya untuk administrator yach. Menu Setting untuk merubah setingan email anda, juga ada menu help dan Sign Out yang tidak perlu dibahas lagi.

3. Logo lembaga Anda, Google Apps mempersilakan untuk menampilkan logo lembaga anda untuk semua akun. Logo tersebut akan tampil pada setiap aplikasi inti Google Apps lainnya seperti Calendar, Document dan Site.

4. Search Engine Google, untuk mempermudah mencari email yang sudah lewat dan bisa juga untuk melakukan pencarian web.

5. Folder Email, terdiri dari Compose Mail untuk mengirim Email, Inbox untuk menerima Email, Starred untuk email tertentu (penting) yang sudah di  beri tanda (star), Chat untuk sejarah (history) chat kita bersama siapa dan apa yang didiskusikan, Sent Mail untuk email yang sudah terkirim, Draft untuk email yang belum terkirim atau gagal terkirim, All mail menampilkan seluruh aktivitas penggunaan Gmail, Spam untuk menaruh email spam, Trash untuk email yang sudah di delete, More untuk menambah folder tambahan dengan menggunakan label, jadi email tertentu dapat diberi label untuk menunjukkan bahwa email tersebut punya sifat yang berbeda dengan yang lain. Contact untuk menunjukkan account teman-teman lain dalam organisasi anda, dan Task untuk tempat tugas anda.

6. Layar Tampilan ini untuk menampilkan isi dari setiap Menu Email, diatas setiap tampilan terdapat icon instruksi seperti Archive untuk mengirim email ke dalam arsip daripada di delete, email yang ditaruh di arsip dapat dipanggil kembali menggunakan fasilitas search(4). Report spam untuk memberitahukan bahwa email tersebut adalah spam dan untuk seterusnya kiriman email dari pengirim spam tersebut secara otomatis akan masuk ke menu spam. Delete untuk menghapus email. Move to untuk memindahkan email kedalam folder lain seperti spam, trash  atau folder tambahan untuk tujuan khusus. Labels untuk memberikan label kepada email yg bersangkutan. More Action untuk memberikan instruksi tambahan seperti Mark as Read/Unread, Add to Taks, Add Star, Remove Star, Create Event, Filter Message like these, mute. dan tombol refresh.

7. Fasilitas Chat yang sudah terintegrasi dalam Gmail, dalam chat anda bisa search, add atau invite teman2 kita dalam 1 organisasi atau orang lain yang memiliki account google untuk chat, kirim email, show in chat list atau sekedar ingin melihat profilenya. anda bisa memberikan status untuk menginformasikan kesediaan anda untuk chat  atau aktivitas anda sekarang. Cukup dengan double klik pada account orang yang ingin diajak chat, akan muncul chat baloon, tersedia pilihan video calling, voice calling, atau tambahkan orang lain untuk gabung dalam pembicaraan. Tersedia juga emoticon untuk mempercantik pembicaraan. Fasitas Chat  ini bisa lebih maksimal kalau menggunakan Aplikasi Google Talk yang bisa di download, dengan aplikasi Google Talk, anda bisa transfer file dengan ukuran yang tak terbatas dan sifatnta standalone tidak terintegrasi dengan gmail.

8. Informasi seputar Google Apps Email, seperti kuota email yang tersisa, waktu terakhir aktivitas dan IP address yang digunakan.

MENGGUNAKAN Google Apps EMAIL.

1. Mengirim Email. Dengan klik Compose Mail, anda akan ditawarkan tampilan seperti disamping. Isi calon penerima email, Gmail akan membantu anda untuk menerka siapa penerimanya. Jika dibutuhkan juga tersedi Copy Carbon (Cc) atau Blind Copy Carbon (Bcc). Isi Subjek atau Judul Email sesuai isi email donk. Tersedia juga Attachment untuk melampirkan file bersama email, jika lampirannya berupa file MS.Office, Gmail menawarkan untuk dapat dibuka di  fasilitas Google Docs supaya tidak perlu di download. Tersedia juga fasilitas untuk Undangan (invitation) yang terintegrasi dengan Google Calendar, biasanya digunakan sebagai email undangan rapat atau janjian. Tersedia juga fitur2 untuk menulis mail seperti Font, Bold, Italic, Underline, warna font, allignment, dan lainnya. Sebelum dikirim mungkin ada baiknya untuk di cek dulu spellingnya biar gak salah yach. 

Untuk sentuhan akhir, akan lebih keren jika email anda ada Signature, apaan tuch, itu lho yang selalu ada di setiap kiriman email, adanya di bawah yang isinya informasi pengirim, biasanya nama, jabatan dan website. Untuk mengaktifkannya sangat mudah. Silakan klik menu setting sebelah kanan atas, pilih General dan cari Signature, silakan isi sesuai dengan jabatan anda (biasanya).

2. Menerima Email