All About Google Apps EMail

Sekarang kita coba jelaskan semaksimal mungkin tentang Mail Google Apps, supaya enak mari kita sebut saja Gmail.

Google Apps Mail atau yang biasanya disebut Gmail adalah salah satu innovasi Google dalam ranah surat elektronik, bisa dikatakan bahwa Gmail adalah aplikasi email plus-plus. Plus apa aja???
1. Personalisasi; Anda bisa membuat alamat email sendiri dengan domain organisasi/perusahaan anda
2. Penyimpanan Besar; kuota besar untuk akun Gmail anda, 7GB untuk yang versi gratis dan 25GB untuk versi berbayar, cukup khann?
3. Search Option; fasilitas search email dan web yang sangat powerful
4. Integrasi; dengan Instant Messaging dan fitur Google Apps lainnya langsung di layar gmail anda.

pada blog kali ini, akan kita coba bahas :
1. Manfaat lebih yang bisa di ambil dari Gmail ini.
2. Fungsi-fungsi dasar Gmail, seperti :
    - Archive daripada delete email
    - Menggunakan Label dan Filter untuk mengatur Gmail anda
    - Searching dalam inbox gmail anda.
3. Memanfaatkan fitur-fitur tambahan yang (mungkin) berguna bagi Organisasi anda

Beberapa Keuntungan yang bisa didapatkan dengan Google Apps Email, yaitu :
1. Personalisasi Email Account dengan nama organisasi/perusahaan anda dengan kuota penyimpanan email yang besar (Free: 7GB, Bayar: 25GB) dan juga seabrek-abrek fitur yang ada dalam Gmail.
2. Terintegrasinya Contact List dan Aplikasi Google Calendar sehingga mempermudah pemakaian berbagai aplikasi Google Apps yang lain.
3. Aman dan Handal, Perlindungan dari Virus, Spam dan phishing
4. Syncronize dengan MS.Outlook dengan disediakannya fitur POP3/IMAP
5. Blackberry and Mobile Support, akun Google Apps anda dapat di akses melalui berbagai mobile service seperti Android, Blackberry, Iphone, OS Symbian dan lainnya.

Diatas adalah tampilan Google Apps Email, secara umum terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1. Menu Aplikasi Google Apps, terdiri dari aplikasi inti Google Apps yaitu Mail, Calendar, Document, Site dan More Option. More Option berisi aplikasi tambahan yang sengaja ditambahkan oleh administrator anda yang terdiri dari aplikasi Google seperti Wave, Picasa, Blog dan sebagainya, juga aplikasi dari marketplace.

2. Menu Kiri Atas terdiri dari Account Google Apps anda, Account ini bisa digunakan untuk semua aplikasi Google (sesuai dengan izin administrator lhoo). Manage Site Domain hanya untuk administrator yach. Menu Setting untuk merubah setingan email anda, juga ada menu help dan Sign Out yang tidak perlu dibahas lagi.

3. Logo lembaga Anda, Google Apps mempersilakan untuk menampilkan logo lembaga anda untuk semua akun. Logo tersebut akan tampil pada setiap aplikasi inti Google Apps lainnya seperti Calendar, Document dan Site.

4. Search Engine Google, untuk mempermudah mencari email yang sudah lewat dan bisa juga untuk melakukan pencarian web.

5. Folder Email, terdiri dari Compose Mail untuk mengirim Email, Inbox untuk menerima Email, Starred untuk email tertentu (penting) yang sudah di  beri tanda (star), Chat untuk sejarah (history) chat kita bersama siapa dan apa yang didiskusikan, Sent Mail untuk email yang sudah terkirim, Draft untuk email yang belum terkirim atau gagal terkirim, All mail menampilkan seluruh aktivitas penggunaan Gmail, Spam untuk menaruh email spam, Trash untuk email yang sudah di delete, More untuk menambah folder tambahan dengan menggunakan label, jadi email tertentu dapat diberi label untuk menunjukkan bahwa email tersebut punya sifat yang berbeda dengan yang lain. Contact untuk menunjukkan account teman-teman lain dalam organisasi anda, dan Task untuk tempat tugas anda.

6. Layar Tampilan ini untuk menampilkan isi dari setiap Menu Email, diatas setiap tampilan terdapat icon instruksi seperti Archive untuk mengirim email ke dalam arsip daripada di delete, email yang ditaruh di arsip dapat dipanggil kembali menggunakan fasilitas search(4). Report spam untuk memberitahukan bahwa email tersebut adalah spam dan untuk seterusnya kiriman email dari pengirim spam tersebut secara otomatis akan masuk ke menu spam. Delete untuk menghapus email. Move to untuk memindahkan email kedalam folder lain seperti spam, trash  atau folder tambahan untuk tujuan khusus. Labels untuk memberikan label kepada email yg bersangkutan. More Action untuk memberikan instruksi tambahan seperti Mark as Read/Unread, Add to Taks, Add Star, Remove Star, Create Event, Filter Message like these, mute. dan tombol refresh.

7. Fasilitas Chat yang sudah terintegrasi dalam Gmail, dalam chat anda bisa search, add atau invite teman2 kita dalam 1 organisasi atau orang lain yang memiliki account google untuk chat, kirim email, show in chat list atau sekedar ingin melihat profilenya. anda bisa memberikan status untuk menginformasikan kesediaan anda untuk chat  atau aktivitas anda sekarang. Cukup dengan double klik pada account orang yang ingin diajak chat, akan muncul chat baloon, tersedia pilihan video calling, voice calling, atau tambahkan orang lain untuk gabung dalam pembicaraan. Tersedia juga emoticon untuk mempercantik pembicaraan. Fasitas Chat  ini bisa lebih maksimal kalau menggunakan Aplikasi Google Talk yang bisa di download, dengan aplikasi Google Talk, anda bisa transfer file dengan ukuran yang tak terbatas dan sifatnta standalone tidak terintegrasi dengan gmail.

8. Informasi seputar Google Apps Email, seperti kuota email yang tersisa, waktu terakhir aktivitas dan IP address yang digunakan.

MENGGUNAKAN Google Apps EMAIL.

1. Mengirim Email. Dengan klik Compose Mail, anda akan ditawarkan tampilan seperti disamping. Isi calon penerima email, Gmail akan membantu anda untuk menerka siapa penerimanya. Jika dibutuhkan juga tersedi Copy Carbon (Cc) atau Blind Copy Carbon (Bcc). Isi Subjek atau Judul Email sesuai isi email donk. Tersedia juga Attachment untuk melampirkan file bersama email, jika lampirannya berupa file MS.Office, Gmail menawarkan untuk dapat dibuka di  fasilitas Google Docs supaya tidak perlu di download. Tersedia juga fasilitas untuk Undangan (invitation) yang terintegrasi dengan Google Calendar, biasanya digunakan sebagai email undangan rapat atau janjian. Tersedia juga fitur2 untuk menulis mail seperti Font, Bold, Italic, Underline, warna font, allignment, dan lainnya. Sebelum dikirim mungkin ada baiknya untuk di cek dulu spellingnya biar gak salah yach. 

Untuk sentuhan akhir, akan lebih keren jika email anda ada Signature, apaan tuch, itu lho yang selalu ada di setiap kiriman email, adanya di bawah yang isinya informasi pengirim, biasanya nama, jabatan dan website. Untuk mengaktifkannya sangat mudah. Silakan klik menu setting sebelah kanan atas, pilih General dan cari Signature, silakan isi sesuai dengan jabatan anda (biasanya).

2. Menerima Email

Google Apps for Business Overview (Video)

Bagi sahabat-sahabat yang memiliki Organisasi yang sudah cukup besar, dan tidak cukup jika hanya menggunakan Google Apps versi gratisan.

Video ini mungkin dapat memberikan gambaran mengenai Google for Business yang sudah pasti versi premium...

Semoga bermanfaat

Welcome to Google Apps (Video)

Welcome to Google Apps. . . . . .

Review Produk Google Apps

Setelah mengetahui sekilas secara umum tentang Google Apps, mari coba kita review secara singkat produk-produk standar bawaan Google Apps.... tapi sebelum masuk ke review setiap produk/aplikasi Google Apps, ada sedikit informasi awal yang dapat membantu untuk lebih mengenal tentang produk-produk google.

1. Setelah domain organisasi anda terdaftar dalam Google Apps, maka secara otomatis email dengan domain organisasi anda ( xxx@organisasianda.com) menjadi AKUN GOOGLE dan berhak atas semua fasilitas Google

2. Secara otomatis, akun email dengan domain organisasi anda akan menjadi sebuah group khusus, sehingga secara otomatis akan mengenali akun-akun lain dalam domain yang sama

Okeh dech, sekarang coba kita review secara singkat tentang aplikasi-aplikasi dalam Google Apps untuk organisasi anda.

1. Gmail

Tampilan Fasilitas Email Google Apps, sama persis dengan layout Gmail beserta semua fasilitasnya, kehebatan Gmail ini meliputi :

1. Akun Google Apps anda otomasi menjadi alamat email resmi anda dan berhak atas full fasilitas Gmail

2. Logo Organisasi untuk semua fasilitas Google Apps, logo tsb akan tampil pada semua produk Google Apps yang digunakan oleh Organisasi anda.

3. Powerful Email Search and Web Search tool, pada halaman Gmail, anda bisa mencari email yang di inginkan dan bisa juga searching web pake Search Engine Google.

4. Inbox Organized by Conversation type; semua email dalam satu subjek akan dikumpulkan dalam bentuk percakapan sehingga anda tidak akan ketinggalan info secara real-time

5. Integrated and Built-In Instant Messaging; anda bisa ber-chat ria dalam halaman Mail ini, bahkan dengan fasilitas Google Chat bisa memungkinkan untuk Voice chat dan Video Chat, GRATIS. Bisa juga transfer file tanpa batasan ukuran dan bandwidth menggunakan fasilitas IM ini.



2. Google Docs
Aplikasi ini untuk olah data seperti MS. Office, walaupun tidak selengkap MS. Office dari segi fiturnya, Google Docs dapat memfasilitasi sebagain besar fungsi olah data. Dalam Google Docs, terdapat beberapa progam olah data,yaitu :
1. Document; untuk kebutuhan ketik-mengetik, sama fungsinya seperti ms. Office

pada sudut kanan atas terdapat pilihan shared untuk membagi file untuk dikolaborasikan dengan siapa saja


2. Presentation; untuk kebutuhan membuat slide presentasi, sama fungsinya seperti MS. PowerPoint

Terdapat pilihan share pada pojok kanan atas seperti pada Document, tersedia beberapa pilihan theme, dan bisa langsung slide show dengan klik "Start Presentation" pada kanan atas. Fitur-fitur lainnya mirip dengan MS. PowerPoint koq.

3. Spreadsheet; untuk kebutuhan olah data dengan menggunakan table, sama fungsinya dengan MS. Excel

Sama dengan Docs yang lain, terdapat pilihan share pada pojok kanan atas untuk kolaborasi pengerjaan file. (hampir) SEMUA fitur Excel tersedia dalam GSpreadsheet seperti formula, fitur klik n drag, worksheet terbagi 3 pada kiri bawah.

4. Form; adalah aplikasi baru Google Apps, gunanya untuk membuat sebuah formulir isian yang dapat disebarkan kepada yang berkepentingan, baik untuk survei atau sebagai laporan perkembangan sebuah proyek, atau hanya sekedar mengumpulkan informasi dari setiap bagian atau personal.

Terdapat beberapa pilihan theme layout untuk mempercantik tampilan.

Setelah form tersebut dikirim via email dan kemudian sudah di isi oleh yang berkepentingan, hasil dari isian form tersebut akan direkap dalam file spreasheet, diinformasikan via email







5. Draw; fasilitas untuk membuat gambar. Jangan berharap aplikasi ini dapat menggantikan fungsi photoshop atau corel draw, fungsinya lebih kepada memfasilitasi fungsi fitur drawing pada MS.Office.

Fiturnya terbilang cukup lengkap untuk memfasilitasi fungsi menggambar standar.

fitur share juga tersedia untuk kolaborasi dalam membuat desain gambar.

3. Google Calendar
Aplikasi ini sangat berguna dalam manajemen sebuah organisasi, yaitu mengatur jadwal kerja, saling mengingatkan deadline proyek maupun rapat dan mengecek sejauh mana kemajuan lembaga.

Beberapa keunggulan Google Docs :
1. Create Event dengan detail, termasuk mengundang siapa saja yang termasuk dalam event/projek tsb

2. Quick Add; untuk menambahkan event dengan cepat, tulis saja informasi event seperti "meeting with iyan at 7pm tomorow" GCalendar akan memperkirakan waktu, tanggal dan dengan siapanya.

3. Melihat kalender tim yg lain(share) untuk memadukan waktu yg pas untuk membuat jadwal bersama.
4. Print calender sekalian jadwalnya.
5. Beralih view kalender yang berbeda dalam 1 klik

Kelebihan lainnya adalah :
- Terintegrasi dengan email
- pengingat jadwal melalui SMS

4. Google Site; merupakan webpages khusus setiap akun Google Apps, pada Site ini, akun bisa menampilkan perkembangan proyek, meletakkan file-file yang terkait supaya dapat di download tim yang lain.

Isinnya sangat fleksible untuk di atur sesuai dengan kebutuhan, pada umumnya terdiri dari : tampilan calendar, announcement dan uploaded file.



Alhamdulillah, sampai sini dulu aja review singkatnya untuk 4 program Google Apps, pada Post berikutnya akan dijelaskan lebih detail masing-masing program.